TOPLANTI YÖNERGESİ

TÜRKİYE ENDOKRİNOLOJİ VE METABOLİZMA DERNEĞİ TOPLANTI YÖNERGESİ

AMAÇ

Madde 1- Bu yönerge, Türkiye Endokrinoloji ve Metabolizma Derneği’nin yönetim ve sorumluluğunda düzenlenen ya da Türkiye Endokrinoloji ve Metabolizma Derneği tarafından desteklenen bilimsel toplantılarda temsil kuralları, yetki tanımı ve düzenlenme ilkeleri ile endokrinoloji ve metabolizma hastalıkları eğitim etkinliklerinin düzenleme kurallarını belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. 

KAPSAM 

Madde 2- Bu yönerge Türkiye Endokrinoloji ve Metabolizma Derneği organlarınca düzenlenecek ya da desteklenecek olan ulusal ya da uluslararası nitelikte bilimsel toplantıları, eğitime yönelik bütün etkinlikleri, kongreleri ve kursları kapsar. 

SÜREKLİ YILLIK BİLİMSEL TOPLANTILAR

Madde 3- TEMD’in doğrudan yönetim ve sorumluluğunda olan TEMD Yönetim Kurulu Başkanı başkanlığında her yıl sürekli düzenlenen iki bilimsel toplantı vardır:

  • Türkiye Endokrinoloji ve Metabolizma Hastalıkları Kongresi (TEMHK): Her yıl ulusal kongre düzenleme asgari koşullarını karşılayan bir kentte düzenlenir. Bir önceki kongrenin bitiminden itibaren yeni TEMHK süreci başlar. TEMD Başkanı aynı zamanda kongre başkanıdır. Kongre bilimsel sekreteryası en az biri yönetim kurulu üyesi olmak üzere iki TEMD üyesinden oluşur ve Yönetim Kurulu tarafından belirlenir. TEMD Kongresi Bilimsel Kurulu, TEMD çalışma grubu başkanları ve çalışma grupları tarafından belirlenen birer üyeden oluşturulur. TEMD Yönetim Kurulu, bilimsel kurula üye önerebilir/ dahil edebilir. Kongre şartnamesi, kongre sekreterleri tarafından hazırlanır ve Yönetim Kurulu onayına sunulur. Onay sonrası kongre organizasyon şirketini belirlemek için ihaleye çıkılır. Kongre organizasyon şirketi, ihale sürecini takiben TEMD Yönetim Kurulu tarafından belirlenir. 

 

  • ENDOKURS® Mezuniyet Sonrası Eğitim Kursu: Her yıl TEMD Yönetim Kurulunun belirleyeceği şehirde ve tarihte düzenlenir. Bir önceki kursun bitiminden itibaren yeni ENDOKURS® süreci başlar. TEMD Başkanı aynı zamanda ENDOKURS®başkanıdır. ENDOKURS® bilimsel sekreteryası biri Yönetim Kurulu üyesi, diğeri ENDOKURS®’un yapılacağı şehirdeki TEMD üyelerinden biri olmak üzere iki kişiden oluşur ve Yönetim Kurulu tarafından belirlenir. ENDOKURS® Bilimsel Kurulu, TEMD çalışma grubu başkanlarının önereceği birer üye ve TEMD Yönetim Kurulu’nun belirleyeceği 3 üyeden oluşur. Kurs şartnamesi kurs sekreterleri tarafından hazırlanır ve Yönetim Kurulu onayına sunulur. Onay sonrası kurs organizasyon şirketini belirlemek için ihaleye çıkılır. ENDOKURS® organizasyon şirketi, ihale sürecini takiben TEMD Yönetim Kurulu tarafından belirlenir. 

DiĞER BİLİMSEL TOPLANTILAR

Madde 4- TEMD bünyesindeki her çalışma grubu Türkiye’nin farklı bölgelerindeki eğitim ihtiyaçlarını gözetecek şekilde, kendi alanlarını içeren konularda yılda 1 veya 2 adet eğitim faaliyetini (kurs, sempozyum vb..) farklı şehirlerde gerçekleştirir. 

  • Çalışma gruplarının düzenlemeyi planladığı eğitim faaliyetleri her yılın başında TEMD Yönetim Kurulu’nun onayına sunulur.
  • Eğitim faaliyetlerinin bilimsel içeriği ve bütçesi; çalışma grubu başkanı, çalışma grubu başkan yardımcısı ve varsa faaliyetin düzenleneceği şehirdeki dernek üyelerinden bir veya birkaçı tarafından belirlenir ve faaliyetin gerçekleşmesinden en az iki ay önce TEMD Yönetim Kurulu tarafından onaylanır. 
  • Eğitim faaliyetlerinde TEMD Yönetim Kurulu’dan en az bir kişi bulunur ve faaliyetin düzenlenmesinde bilimsel, etik, teknik ve mali yönden danışman konum üstlenir.
  • Faaliyet sırasında biri toplantı salonunda, diğeri toplantı salonunun dışında olmak üzere en az 2 adet TEMD flaması bulundurmak zorunludur.
  • Yapılacak eğitim faaliyetinin teknik ve mali yükümlülükleri TEMD Yönetim Kurulu’nun bilgisi ve yetkisi dahilinde ilgili çalışma grubunun başkan ve başkan yardımcısı sorumluluğundadır. Eğitim faaliyetinin ayrıntılı mali tablosu (gelir ve gideri) faaliyet bitiminde TEMD Yönetim Kurulu’na sunulur.

TÜ̈RKİ̇YE ENDOKRİNOLOJİ VE METABOLİZMȦ DERNEĞİNİ̇N DESTEKLEDİĞİ Bİ̇Lİ̇MSEL TOPLANTILAR

Madde 5- TEMD, ülkemizdeki tüm endokrinoloji uzmanlarını kapsayan bir oluşumdur. Bu nedenle üyeleri tarafından gerçekleştirilen faaliyetler, TEMD logosu kullanılarak aşağıdaki kurallar çerçevesinde icra edilebilir:

  • Derneğimizin tek bir üyesi veya üyelerinden oluşan bir grup TEMD logosunu kullanarak yapmak istediği faaliyetini bir dilekçe ile uluslar arası toplantılarda en az 6 ay öncesinden, ulusal toplantılarda en az 3 ay öncesinden TEMD Yönetim Kurulu’na bildirir.
  • Bildirilen faaliyete destek vermek tamamen TEMD Yönetim Kurulu’nun insiyatifindedir.
  • TEMD Yönetim Kurulu tarafından uygun bulunan faaliyetlerin bilimsel programı Yönetim Kurulu tarafından incelenip onaylandıktan sonra TEMD logosu kullanılabilir.
  • TEMD Yönetim Kurulu hukuki haklarını taraflarla resmi sözleşme yaparak güvence altına alır.
  • Düzenlenecek toplantının düzenleme kurulunda TEMD başkanının bulunması, açılış programında konuşmacı olması, TEMD başkanının bulunamadığı durumlarda TEMD YK üyelerinden birinin bulunması ve açılış programında konuşmacı olması zorunludur.
  • Çok konuşmacılı ulusal ya da uluslararası bilimsel toplantılara verilecek destekte Yönetim Kurulu tarafından belirlenen sayıda konuşmacının programda yer alması sağlanacaktır.
  • Faaliyetin geliri ve gideri hesaplandıktan sonra oluşan bir kar varsa yapılan resmi sözleşmenin şartlarına bağlı kalınarak TEMD’e eğitim faaliyetlerinde kullanılmak üzere aktarılır. Oluşan bir zarar varsa bu zararın karşılanmasında TEMD’nin herhangi bir yükümlülüğü yoktur. 
  • Faaliyete ilişkin giderlerde dernek desteğinin alınmasında TEMD Yönetim Kurulunun tüm gider ve gelirler yönetimine katılarak kontrol mekanizmasına sahip olması, yapılacak resmi sözleşme ile sağlanacak; TEMD Yönetim Kurulu onayına sunulmayan gider bilgileri ile mali işlemlere ilişkin bilimsel toplantılara, dernek destek olmaktan Yönetim Kurulu kararı ile vazgeçebilecektir.

Madde 6- TEMD kendi düzenlediği bilimsel toplantılar dışında, tüzüğünde tanımlanan amaç ve hedeflere uygun olması koşuluyla istekte bulunan diğer dernek, vakıf ve birliklerin bilimsel toplantılarına bilimsel ya da temsili destek verebilir. İ̇stekte bulunan bilimsel toplantı düzenleme kurullarının TEMD Yönetim Kurulu’na yazılı başvuruda bulunması gerekir. Başvurulara ilişkin kararlar TEMD Yönetim Kurulu tarafından alınır. TEMD’in bilimsel toplantılara destek vermesi için toplantının düzenleme kurulunda TEMD Yönetim Kurulu’nun önerdiği en az bir TEMD üyesinin yer alarak karar alma süreçlerine katılması ve TEMD’in bilimsel toplantıya ilişkin maddi konularda hiç bir sorumluluk almaması gerekir. 

ULUSLARARASI BİLİMSEL TOPLANTILAR

Madde 7- TEMD, tek başına ya da başka kurum ya da kuruluşlar ile işbirliği yaparak uluslararası katılımlı kongre, sempozyum ya da benzeri bilimsel toplantılar düzenleyebilir.

  • TEMD tarafından öneri götürülmesi ya da başvuru yapılmasına karar vermeye veya öneri başka ülke derneği ya da uluslararası birliğinden geliyorsa, öneriyi değerlendirmeye, kabul ya da reddetmeye TEMD Yönetim Kurulu yetkilidir. 
  • Yapılacak uluslararası bilimsel toplantılarda uygulanacak kurallar ve toplantıdan doğacak gelirin ya da düzenlemenin herhangi bir nedenle zarar etmesi durumunda zararın paylaşımı, diplomatik eşitlik ilkeleri ve bu yönetmeliğin esasları gözönünde tutularak TEMD ile işbirliği yapan meslek örgütünün yetkili kurulları arasında yapılacak bir protokol ile belirlenir. İşbirliği protokolünü hazırlamak ve imzalamakla TEMD adına Yönetim Kurulu yetkilidir. 
  • Ortak düzenlenecek uluslararası toplantının düzenleme kurulunda TEMD başkanının bulunması, açılış programında konuşmacı olması, TEMD başkanının bulunamadığı durumlarda TEMD Yönetim Kurulu üyelerinden birinin bulunması ve açılış programında konuşmacı olması zorunludur. Bunun dışında kimlerin düzenleme kurulunda yer alacağını Yönetim Kurulu belirler.