- Konu
Türkiye Endokrinoloji ve Metabolizma Derneği (“DERNEK”), dernek faaliyetleri kapsamında üyelerinin kişisel verilerinin korunmasını öncelikli olarak benimsemekte, bu kapsamda üyelerin kişisel verilerinin korunmasına ilişkin haklarına saygı duymaktadır.
İşbu Üyeler İçin Kişisel Verilerin İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Metni (“Aydınlatma Metni”), DERNEK faaliyetleri kapsamında başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) olmak üzere, kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuata konu olarak DERNEK tarafından veri sorumlusu sıfatıyla temin edilerek işlenmekte olan üye verileri hakkında üyelerini KVKK’nın 10uncu maddesi çerçevesinde aydınlatmak amacıyla hazırlanmıştır.
- Kişisel Verilerin Elde Edilmesi, İşlenmesi ve Saklanması
DERNEK’in faaliyetlerine yönelik olarak kanuni ve sözleşmesel yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amacıyla kişisel verilerin ölçülülük ilkesine uygun şekilde işlenmesi; tamamen veya kısmen otomatik olan veya herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, muhafaza edilmesi, üçüncü kişilerle paylaşılması gibi işlemlerin bütünüdür.
DERNEK, kişisel verilere yetkisiz kişilerce erişilmesine veya kişisel verilerin ele geçirilmesine, hukuka aykırı olarak saklanmasına, paylaşılmasına, değiştirilmesine veya silinmesine karşı gereken önlemleri makul seviyede alır.
DERNEK, üyeye ait kişisel verileri; üyenin aynı amaçla alenileştirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hallerinde ve üyenin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla DERNEK faaliyetleri kapsamındaki meşru menfaatler doğrultusunda işlenmesinin zorunlu olması halinde, işbu kanuni istisnaların meşru amaçlarıyla sınırlı olmak üzere işleyebilecektir. Bu istisnalardan herhangi birinin varlığı halinde, kişisel verilerinin işlenmesi için üyenin açık rızası aranmaz.
- DERNEK Tarafından Toplanan ve İşlenen Kişisel Veriler
DERNEK, faaliyetleri gereği üyenin aşağıdaki kişisel verilerini işlemektedir:
- Üyeye ait ad, soyad bilgisi, T.C. kimlik numarası, doğum yeri, doğum tarihi, medeni hal bilgisi, imzası,
- Üyenin anne adı, baba adı,
- Üyenin ev adresi, iş adresi ve telefonu,
- Üyenin vesikalık fotoğrafı, kimlik fotokopisi,
- Üyenin eğitim ve meslek durumuna ilişkin bilgiler,
- Fatura bilgileri, muhasebeye ilişkin belgeler ve finansal bilgileri, KVKK’nın 5nci ve 6ncı maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde işlenebilecektir.
- Kişisel Verilerin İşlenme Yöntemi, Hukuki Sebebi ve Amacı
Üyelerin kişisel verileri, DERNEK faaliyetleri kapsamında fiziksel ve elektronik ortamda, DERNEK üyeliğinin başlangıcı ve devamı sırasında elde edilmektedir. Üyenin, özgeçmişi, diploma fotokopisi ve benzeri evrakı üzerinde bulunan kişisel verileri, bu evrakın üye tarafından paylaşılması ile DERNEK tarafından elde edilmiş olacaktır. Üyenin, DERNEK ile görüşerek, DERNEK faaliyeti kapsamında işlenmesi gerekli olmayan veri kategorilerini ilgili evrak üzerinden silmesi veya maskelemesi, evrakı bu şekilde DERNEK ile paylaşması bizzat kendi sorumluluğundadır.
Bu süreçte DERNEK faaliyetleri kapsamında toplanan kişisel veriler; üye kayıt ve kimlik doğrulama, DERNEK faaliyetlerinin yürütülmesi ve denetimi, DERNEK finansmanının planlanması ve yönetimi , sözleşmelerin ifası ve sözleşme sürecinin yürütülmesi, sözleşmesel ve mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, yetkili kurum ve kuruluşlara gerekli bilgilerin iletilmesi ve gereği halinde bilgi verilmesi, DERNEK faaliyetlerinin sürekliliğinin sağlanması ve geliştirilmesi amaçlarıyla işlenebilmektedir.
Kişisel verilerin DERNEK tarafından toplanmasının ve işlenmesinin yasal dayanakları başta TC Anayasası, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 5253 sayılı Dernekler Kanunu olmak üzere çeşitli kanunlar ile bu kanunlar doğrultusunda yapılan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik gibi ikincil nitelikteki düzenlemeler ve sair mevzuat hükümleridir.
Kişisel verilerin elde edilmesi, korunması, işlenmesi hususlarında işbu düzenlemelerde yer alan hususlar, çok daha detaylı olarak DERNEK özelinde hazırlanan Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nda belirtilmiştir.
- Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel veriler, veri işleme amaçları doğrultusunda, veri sahibinin açık rızasının bulunması halinde üçüncü kişilere aktarılabilmektedir. KVKK’nın 5nci ve 6ncı maddelerinde belirtilen hallerde, üyenin açık rızası aranmaksızın kişisel verileri üçüncü kişilere aktarabilir. Bu haller:
- Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme olması,
- Üyenin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması ve kişisel veri sahibinin fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olması veya rızasının hukuki geçerliliğinin olmaması,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılmasının gerekmesi,
- Bir hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi için kişisel veri aktarımının zorunlu olması,
- Kişisel verilerin, üye tarafından alenileştirilmiş olması,
- Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
- Üyenin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, DERNEK’in meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımının zorunlu olmasıdır.
DERNEK’e üyelikle birlikte üyenin adı, soyadı, unvanı, telefon, adres ve e-posta adresi bilgileri, DERNEK faaliyetlerinin sürdürülebilmesi amacıyla fiziksel ve dijital ortamdan diğer üyelerle paylaşılır.
Açık rıza alınan hallerde de kişisel veriler, belirtilen amaçlarla ve belirtilen yöntemlerle toplanmakta ve işlenmektedir. İlgili kişi açık rızasını, kanunun ve taraflar arasında geçerli bir sözleşmenin işlemeyi zorunlu kıldığı haller dışında her zaman geri alabilir.
Ayrıca üyenin kişisel verileri, DERNEK faaliyetlerine ilişkin finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi amacıyla gerekli hallerde bankalara, tedarikçilere veya anlaşmalı kişi, kurum ve kuruluşlara aktarılabilecektir.
DERNEK, faaliyetlerini yürütebilmek amacıyla üye kişisel verilerini; tedarikçi yetkililerine ve diğer üçüncü kişilere aktarabilecektir.
Üye, DERNEK’e referans olarak veya herhangi başka bir sebeple kişisel verilerini ilettiği üçüncü kişinin bu kapsamda kişisel verilerinin DERNEK’le paylaşılabilmesi için üyeye açık rıza vermiş olduğu kabul edilir ve paylaşılan kişisel verilerle ilgili sorumluluk üyenin kendisindedir.
DERNEK, faaliyetlerinin yürütülmesi ve geliştirilmesi, sözleşmesel süreçlerin yürütülmesi, üyelerin kişisel verilerini gereği halinde kanuna uygun olarak yurtdışına aktarabilecektir.
- Kişisel Verilerin İşlenme Süresi
DERNEK, işlediği kişisel verileri fiziksel veya dijital yöntemler dâhilinde doğru ve güncel olarak muhafaza etmektedir. DERNEK, kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması ve, saklanmasını gerektirecek bir kanuni veya sözleşmesel yükümlülüğün bulunmaması halinde, kişisel verileri re’sen veya üyenin talebi üzerine silecek, yok edecek veya anonim hâle getirecektir.
- Üyenin Hakları
Üyelerimizin, faaliyetleri gereğince DERNEK tarafından işlenen kişisel verileriyle ilgili, KVKK’nın 11inci maddesi kapsamında aşağıdaki haklara sahip olduğunu belirtiriz:
a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bu amaçlara uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
e) 7nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Yukarıda sayılan hakların kullanılması ve ilgili mevzuata uyum politikalarına ilişkin daha fazla bilgi edinmek için, bizzat talepte bulunan üyenin kimlik tespitini sağlayacak bilgilerle birlikte [email protected] e-posta adresi üzerinden e-posta yoluyla DERNEK ile iletişime geçebilirsiniz. Bu husustaki talep ve başvurularınıza mümkün olan en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içerisinde cevap verilecektir. DERNEK, işbu Aydınlatma Metni’ni, yürürlükteki mevzuattaki olası değişiklikler ve kişisel verilerin işlenmesi ve aktarılması amaçlarındaki değişiklikler doğrultusunda her zaman güncelleme hakkını saklı tutar.
Kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, kişisel verilerinize üçüncü kişiler tarafından hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve kişisel verilerinizin gereğince korunmasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmek için gerekli her türlü makul teknik ve idari tedbirler DERNEK tarafından alınmaktadır.
Türkiye Endokrinoloji ve Metabolizma Derneği
[email protected]
Meşruiyet Cad. Alibey Apt. 29/12 Kızılay ANKARA
